Panduan
ChatBot AI
Karyawan AI yang membalas chat pelanggan 24 jam memakai pengetahuan bisnismu. Buat agent, isi pengetahuannya, pasang ke nomor, atur kapan ia boleh menjawab.
Bagian 1 dari 6
Membuat agent
Agent adalah “karyawan AI”: punya nama, cara bicara, dan pengetahuan sendiri. Satu agent bisa memegang beberapa nomor. · sekitar 2 menit
- 1
Buka ChatBot AI, klik Buat agent
Kartu Jatah balasan AI di atas menunjukkan sisa balasan bulan ini; setiap jawaban AI ke pelanggan memakai satu balasan. Jatah bertambah saat paket diperpanjang atau lewat isi ulang. Di bawahnya daftar agent beserta status: aktif/nonaktif, jumlah kanal yang dipegang, dan kesiapan pengetahuannya.
- 2
Beri nama dan pilih gaya awal
Nama dipakai agent saat memperkenalkan diri, jadi pilih nama orang seperti “Nadia” atau “CS Toko Kita”. Gaya awal (CS ramah, Sales, Formal) hanya titik mulai untuk teks perilaku; semuanya bisa diubah setelah agent dibuat.
Bagian 2 dari 6
Perilaku: siapa dia dan bagaimana bicaranya
Tulis seperti memberi arahan ke karyawan baru. Ini yang paling menentukan kualitas jawaban. · sekitar 3 menit
- 1
Tulis arahan di tab Perilaku
Isi empat hal: siapa dia (nama, peran, nama bisnis), gaya bahasa (ramah/formal, pakai “kak” atau “Bapak/Ibu”, boleh emoji atau tidak), tugasnya (jawab pertanyaan produk, bantu pemesanan, minta data pengiriman), dan batasannya (apa yang tidak boleh dijanjikan). Klik Isi contoh kalau bingung memulai, atau Pakai template untuk gaya siap pakai.
Klik Tambah aturan anti-ngarang untuk menempelkan aturan wajib: AI hanya menjawab dari pengetahuan yang diberikan, jujur bilang akan dicek ke tim kalau tidak tahu, dan tidak menebak harga/stok/promo. Sangat disarankan untuk toko yang harganya sering berubah.
Klik Simpan perilaku. Perubahan berlaku ke chat berikutnya.
Biar makin lancar
- Semakin spesifik semakin baik: “Kalau pelanggan mau pesan, minta nama, alamat lengkap, dan jumlah, lalu sebutkan total plus ongkir” jauh lebih berguna daripada “bantu pelanggan pesan”.
- Tulis hal yang TIDAK boleh dilakukan: “jangan menjanjikan tanggal kirim”, “jangan memberi diskon di luar promo yang tertulis”.
Bagian 3 dari 6
Pengetahuan: bahan jawaban
AI hanya sepintar bahan yang kamu berikan. Ada tiga bentuk: teks bebas, tanya-jawab, dan berkas. · sekitar 3 menit
- 1
Tambah teks pengetahuan per topik
Di tab Pengetahuan, klik Tambah teks. Satu topik per entri supaya mudah dirawat: “Daftar harga”, “Cara pesan & pembayaran”, “Alamat & jam buka”, “Kebijakan retur”. Tulis apa adanya seperti kamu menjelaskan ke karyawan baru; tidak perlu format khusus.
- 2
Tanya-jawab untuk jawaban pasti, berkas untuk katalog
Tanya-jawab: pertanyaan yang sering muncul beserta jawaban pastinya (“Bisa COD?” → “Bisa untuk area Bandung kota…”). AI mengutamakan jawaban di sini, jadi cocok untuk hal yang tidak boleh melenceng. Berkas: unggah katalog PDF, daftar harga Excel, atau dokumen Word; teksnya dibaca dan dijadikan pengetahuan. Berkas hasil scan atau gambar tidak bisa dibaca.
Setiap perubahan membuat status jadi Perlu diindeks; klik Indeks ulang dan tunggu beberapa detik sampai Siap dipakai. Selama diindeks, AI masih memakai pengetahuan lama.
Biar makin lancar
- Harga berubah? Cukup ubah entri “Daftar harga” lalu Indeks ulang. Tidak perlu menyentuh perilaku.
- Kalau muncul peringatan “koreksi jawaban lama masih dipakai”, tinjau bagian Koreksi jawaban tersimpan: koreksi bekas uji coba bisa menimpa pengetahuan terbaru.
Bagian 4 dari 6
Pasang ke nomor
Agent belum membalas siapa pun sampai dipasang ke kanal. · sekitar 1 menit
- 1
Centang kanal di tab Kanal, simpan
Semua nomor WhatsApp (scan QR maupun Business API), akun Instagram, dan Halaman Facebook yang terhubung muncul di sini. Centang yang mau dijawab agent ini, lalu Simpan kanal. Satu kanal hanya bisa dipegang satu agent; kanal yang sudah dipegang agent lain ditandai dan tidak bisa dicentang.
Pastikan juga saklar AI membalas di kanan atas menyala. Itu saklar utama: mematikannya menghentikan agent di semua kanal tanpa menghapus apa pun.
Bagian 5 dari 6
Pengaturan & jadwal
Cara AI membalas, apa yang dilakukan saat tidak yakin, serah terima ke manusia, dan jam operasional. · sekitar 3 menit
- 1
Atur cara membalas dan jaring pengaman
Gaya menjawab: Konsisten untuk info harga dan prosedur, Seimbang untuk umum, Luwes kalau ingin lebih santai. Balasan terasa manusiawi menambah jeda mengetik; Pecah jadi beberapa gelembung mengirim jawaban panjang sebagai beberapa pesan pendek.
Saat AI tidak yakin: nyalakan Jangan balas kalau tidak yakin supaya AI diam daripada mengarang, dan Kabari saya lewat WhatsApp supaya kamu menerima ringkasan chat yang tidak terjawab dan bisa turun tangan.
Serah terima ke manusia: dengan AI berhenti saat dibalas manual, begitu tim membalas dari CRM, AI minggir untuk chat itu dan kembali otomatis setelah sekian menit (0 = tidak kembali sampai diaktifkan lagi dari CRM).
- 2
Tentukan kapan AI boleh menjawab
Di tab Jadwal pilih Selalu aktif (24 jam), Jam tertentu (atur jam per hari, boleh melewati tengah malam seperti 22.00–02.00, plus pesan jaga untuk chat di luar jam), atau Jadwal mati (AI berhenti tanpa menghapus agent). Zona waktu mengikuti pilihanmu.
Di luar jadwal, balasan otomatis biasa (keyword/sapaan/jam kerja di Balas Otomatis) yang bekerja, kalau kamu mengaturnya.
Bagian 6 dari 6
Pengecualian AI
Nomor yang tidak boleh dijawab AI: rekan kerja, kurir, atau pelanggan yang minta dilayani manusia. · sekitar 1 menit
- 1
Tambahkan nomor beserta alasannya
Dari halaman ChatBot AI klik Pengecualian, lalu Tambah nomor. Nomor di daftar ini tidak dibalas AI di semua agent sampai dikeluarkan dari daftar. Alasan hanya catatan untukmu.
Yang sering ditanyakan
AI menjawab tapi isinya salah atau mengarang. Bagaimana?
Tiga langkah: (1) pastikan info yang benar ada di Pengetahuan dan statusnya Siap dipakai; (2) tambahkan aturan anti-ngarang di Perilaku; (3) nyalakan Jangan balas kalau tidak yakin. Kalau ada koreksi jawaban lama yang tersimpan, hapus yang sudah tidak relevan.
AI tidak membalas sama sekali
Cek berurutan: saklar AI membalas menyala; kanalnya dicentang di tab Kanal dan statusnya Terhubung di Nomor & Akun; jadwal tidak sedang mati atau di luar jam; nomor pelanggan tidak ada di Pengecualian; dan jatah balasan AI belum habis.
Bisa dipakai bersama Balas Otomatis?
Bisa. Saat agent aktif dan menangani chat, AI yang menjawab. Balasan keyword/sapaan hanya bekerja saat AI tidak menangani chat itu: di luar jadwal, nomor dikecualikan, AI dihentikan untuk chat itu, atau jatah habis.
Berapa biaya per jawaban?
Satu jawaban AI ke pelanggan memakai satu balasan dari jatah, berapa pun panjangnya. Sisa jatah tampil di atas daftar agent.
Apakah AI bisa menutup penjualan sendiri?
AI bisa menjelaskan produk, menghitung, dan mengumpulkan data pesanan sesuai arahan di Perilaku. Untuk konfirmasi pembayaran dan pengiriman sebaiknya tetap ditangani tim lewat serah terima ke manusia.